Projekte scheitern nicht am Geld
Nahezu alle Unternehmen nutzen heute standardisierte Projektleitfäden. Dennoch geraten Projekte weiter in Schieflage oder stehen vor dem Scheitern: Manche werden eingestellt; andere werden beendet, ohne die Erwartungen zu erfüllen. In Kooperation mit der Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V. (GPM) hat PA Consulting Group Verantwortliche aus Unternehmen in Deutschland zu ihrem Projektmanagement befragt. Das Ergebnis: Projekte scheitern nicht am Geld! Hingegen der Unkenrufe vieler, sind Projektbudgets vorhanden, werden konsequent vergeben und auch kontrolliert. Die Hauptgründe für das Scheitern von Projekten liegen vielmehr in diffusen Zieldefinitionen, fehlenden Einbettungen in die Strukturen des Unternehmens und den „weichen Faktoren“.
Die Studie zeigt, dass die wesentlichen Fehler mit größter Tragweite die Initialisierungs- und Planungsphase zu Beginn des Projektes betreffen. Die Hauptursachen liegen dabei sogar schon vor dem Projektstart: „Unklare Anforderungen und Ziele”, gefolgt von „Fehlenden Ressourcen” und „Unzureichender Projektplanung”. Diese drei Gründe hängen dabei eng mit einander zusammen. Wenn Projektleiter ihre Ziele und Anforderungen nicht genau kennen, können sie weder Projekte hinreichend planen noch Ressourcenanforderungen konsequent durchsetzen.
Weitere wichtige Ursachen für das Scheitern von Projekten liegen in den „weichen” Faktoren: Politik, Egoismen, Kompetenzstreit, schlechte Kommunikation und mangelhaftes Stakeholder Management. Projektleiter sind nach Versäumnissen beim Initialisieren und Planen des Projektes im weiteren Verlauf vor allem mit „Krisenmanagement” (‚change requests’, Umplanungen) beschäftigt. Es fehlt die Zeit für Kommunikation, für die Vertretung des Projekts in den Gremien und für das wirkliche Managen! Die meisten Unternehmen vernachlässigen diese „weichen” Faktoren während der gesamten Projektlaufzeit. „Harte” Faktoren, wie zu hohe technische Anforderungen werden von den Befragten im Vergleich dazu jedoch nur selten als ursächlich für das Scheitern genannt. (Vgl. Studie PA Consulting in Kooperation mit GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V.).
Abbildung 1: Ursachen für das Scheitern von Projekten (Mehrfachnennungen möglich)
Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an Studie PA Consulting in Kooperation mit GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V.: „Balanceakt - Projekte erfolgreich durchführen“.
Wie können Sie den Projekterfolg steigern?
Es bedarf demnach mehr als einen punktuellen Leitfaden, der sich häufig allein auf die Kompetenzen des Projektmanagers konzentriert. Ein komplettes Vorgehensmodell, das zudem das Projektmanagement in der Organisation verankert, hat sich in der Praxis vielfach als bewährt erwiesen. PRINCE2® ist eine Methode für das Management von Projekten und ist Best Practice.
PRINCE2® steht für "Projects in Controlled Environments", demnach "Projekte in gesteuerten Umgebungen". Die Methode legt vom Start bis zum Ende eines Projekts fest, wer, was, wann zu tun hat. Dabei stützt sich PRINCE2® nicht auf akademische Modelle, sondern auf in der Praxis bereits bewährte Verfahren (Best Practices). Die Methode eignet sich für alle Projektarten sowie -größen und besteht auf deren Sicherung durch einen Lenkungsausschuss. Das Tagesgeschäft wird an den Projektmanager delegiert.
Die Methode trennt scharf das Management von Projekten und die Herstellung von Produkten (Lieferergebnisse eines Projekts). Sie sagt nicht, wie etwas hergestellt wird, sondern was, von wem und wann. Deshalb arbeitet sie harmonisch mit jeder Produktherstellungsmethode zusammen.
PRINCE2® beantwortet für alle Projektbeteiligten die folgenden wichtigen Fragen:
- Was wird von mir erwartet?
- Welche Aufgabe hat der Projektmanager?
- Wie setzt sich ein effektiver Lenkungsausschuss zusammen?
- Welche Aufgabe hat der Lenkungsausschuss?
- Was mache ich, wenn ein Projekt nicht nach Plan läuft?
- Welche Entscheidungen muss ich treffen?
- Welche Informationen brauche ich oder muss ich liefern?
- An wen kann ich mich wenden, um Unterstützung oder Rat zu erhalten?
- Wie kann ich den Einsatz von PRINCE2® an mein Projekt anpassen?
Grundprinzipien, die auf gute und schlechte Erfahrungen in Projekten zurückgehen, unterstützen die sinnvolle Anwendung von PRINCE2®. Dies sorgt dafür, dass die Methode weder übermäßig administrativ noch lediglich dem Namen nach angewendet wird. Diese sind:
Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung
Ein Projekt muss wünschenswert, lohnend und realisierbar sein und bleiben.
Lernen aus Erfahrungen
Projektteams lernen aus früheren Erfahrungen. Während der gesamten Projektlaufzeit werden Erfahrungswerte gesammelt, aufgezeichnet und umgesetzt.
Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten
Ein PRINCE2®-Projekt hat eine definierte und vereinbarte Organisationsstruktur mit Rollenbeschreibungen, in der die Interessen des Unternehmens, der Benutzer und Lieferanten vertreten sind.
Steuern über Managementphasen
Die Planung, Überwachung und Steuerung eines Projekts erfolgt in überschaubaren Abschnitten.
Steuerung nach dem Ausnahmeprinzip
Für jedes Projektziel werden bestimmte Toleranzen definiert, die den Handlungsrahmen für den jeweils Verantwortlichen festlegen. Führungskräfte werden dadurch zeitlich entlastet, ohne dabei die Kontrolle aus den Händen zu geben.
Produktorientierung
Ein PRINCE2®-Projekt ist auf die Definition und Lieferung von Produkten ausgerichtet, wobei der Schwerpunkt auf deren Qualitäts- und Abnahmekriterien liegt.
Anpassen an die Projektumgebung
Die Anwendung von PRINCE2® wird auf die speziellen Erfordernisse des Projekts angepasst.
Wie können Sie die Vorteile von PRINCE2® nutzen?
Fast eine Million Projektmanager weltweit sind bereits nach PRINCE2® zertifiziert. Die OpenAdvice Service Management GmbH ist ein akkreditiertes Trainingsunternehmen für PRINCE2® und hilft Ihnen auf Basis langjähriger Erfahrungen vorhandene Projektmanagementstrukturen zu optimieren oder eine erfolgreiche Projektwelt zu implementieren. Näheres zur Einführung von PRINCE2® in Ihrem Unternehmen, zur Beratung oder zu den Ausbildungsmöglichkeiten finden Sie auf unserer Website oder sprechen Sie uns gerne direkt an.
Wir stehen Ihnen jederzeit informierend und beratend zur Verfügung. Ihr Ansprechpartner: Holger Franke + 49 6104 / 4083-20. Wir freuen uns auf Sie!
